Durch mein auswärtiges Studium bedingt halte ich viele Kontakte zu Freunden über elektronische Post. Da mir diese eBriefe sehr kostbar sind möchte ich sie archivieren. Viele Computernutzer drucken ihre Briefchen jedes mal aus. Das halte ich für Papierverschwendung. Es ist viel praktischer und platzsparender sie auf seinem Rechner zu speichern.
Hierzu habe ich ein ganz brauchbares Archivkonzept entwickelt. Es ist meines Erachtens wichtig von einzelnen Programmen unabhängig zu sein, da man ihnen sonst ausgeliefert ist. Das Dateiformat sollte universell sein. Dieses Kriterium erfüllt zur Zeit kaum ein eMail-Programm zufriedenstellend. Am geeignedsten ist noch das Format von Outlook Express, dass den Quelltext der Nachrichten abspeichert. Diesen kann man dann weiterverarbeiten.
Ich habe die Einzelspeicherung zum Ablegen der Post gewählt, da man
so die Nachrichten am besten mit anderer Software verarbeiten kann. Besonders
interessant ist es auf Archive mit einem grep-ähnlichen
Werkzeugen zuzugreifen, da man so schnell Briefe zu bestimmten Themen
herausfiltern kann.
Die einzelnen Nachrichten kann man nun nach Absender und Zweck in einem Dateibaum organisieren. Dies ist wichtig, da man bei Tausenden Briefchen sonst sehr schnell den Überblick verliert. Von regelmäßigen Korrespondenzen wird jedes Jahr ein komprimiertes Archiv erstellt, so dass man nur den aktuellen Jahrgang unkomprimiert vorliegen hat. EBiefe werden nämlich schnell sehr groß, wenn sie mit Anhängen versehen werden.
Manche Dinge sollte man zur Archivierung Drucken, da sie nicht gut als Datei speicherbar sind. Die häufigsten Kandidaten hierfür sind Internetseiten, wie beispielsweise elektronische Grußkarten, die man aufheben möchte. Angenommen, sie möchten diese WWW Seite, die sie gerade lesen auf ihrem Rechner aufheben. Sie haben dazu zwei einfache Möglichkeiten.
Arbeitstechniken.htm nebst einem Verzeichnis
Arbeitstechniken-Dateien auf ihre Festplatte schaufeln.
Sollten sie nur die HTML Datei gespeichert haben, so wird diese Seite
recht verstümmelt angezeigt werden, da sich in dem Verzeichnis
für die Darstellung wichtige Dateien, wie Grafiken und
Seitenbeschreibung befinden. Selbst wenn sie alle Dateien mitgespeichert
haben, wird der Internet Explorer das Hintergrundbild
„vergessen“ haben. Diese Form der Archivierung bleibt
also unbefriedigend.Also was nun? Die Acrobat-Werkzeuge von Adobe werden mittlerweile schon vielen Softwareprodukten beigepackt. Sie generieren das Portable Document Format (PDF), was wie der Name schon sagt einigermaßen Portabel und besser als Postscript ist. Der entscheidende Vorteil dieses Formates ist die Tatsache, dass man die PDF-Dateien über einen Druckertreiber erzeugen kann, wie es mit vielen Texten auf diesen Internetseiten geschehen ist.
Das Erscheinungsbild wird hierbei nicht verändert. Es werden auch die vielen Dateien, die zu einer Internetseite gehören richtig verarbeitet und in einer zusammengefasst. Die PDF-Dateien sind unter allen relevanten Betrienssystemen lesbar, was beispielsweise nicht für Word for Windows-Dateien gilt.
Auch weniger vergessliche Menschen haben das Problem über längere Zeit Dinge zu verfolgen. Ein Notizbuch oder Arbeitstagebuch kann dabei sehr helfen. Man schreibt hinein, was man bei seiner Arbeit für Probleme, Fragen, Kniffe oder unerledigtes noch zu bearbeiten hat. Beispielsweise welche Veröffentlichungen man wann gelesen hat. Wenn man das Gefühl später hat, dass man zu dem Problem schon mal etwas gelesen hat, dann hilft so ein Buch sehr seine Arbeit zurückzuverfolgen.
Dieses Notizbuch unterscheidet sich von einem Taschenkalender oder seinem elektronischen Pendant dadurch, dass man so viel Platz wie nötig hat und der Terminaspekt nicht im Vordergrund steht. Es handelt sich um eine Art Logbuch. Ich schreibe zum Beispiel auch gerne temporäre (Urlaubs-) Adressen hinein. Sollte ich sie brauchen, dann werde ich sie dort irgendwo finden. In der Regel werden sie dann wieder unbenutzt gestrichen.
Für so ein Büchelchen eignet sich jedes beliebige gebundene Buch. Gebunden ist wichtig, da sonst Blätter verloren gehen. Auch das Format sollte praktisch gewählt werden. DIN A5 hat sich bei mir bewährt. Der Vorteil gegenüber einer „Zettelwirtschaft“ ist der, dass die Informationen dann auch wirklich da sind, wenn man sie benötigt, denn Zettel werden gerne verschlampt.
Man sollte darauf achten das Buch aktuell zu halten und nicht mehr gültiges zu streichen. Bei gelösten Problemen sollte man auch eine knappe Antwort hinschreiben, damit man bei wiederauftreten der selben Frage nur noch nach der Lösung zu schauen braucht.
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Christian Buth
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